Tämä on Yrityksen henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 1.1.2019. Viimeisin muutos 18.11.2020.

 

1. Rekisterinpitäjä

Kortteli Group Oy
Y-tunnus: 2383554-5

Karhumäentie 3
01530 Vantaa

 

2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

toimitusjohtaja Antti Kovanen
p. 045-1385313
asiakaspalvelu@avoinisannointi.fi

 

3. Rekisterin nimi

Yrityksen asiakas- ja kiinteistötietorekisteri.

 

4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
– asunto-osakeyhtiö-, perintä- ja kirjanpitolaki
– rekisterinpitäjän oikeutettu etu (asiakassuhde ja lain mukaiset velvoitteet).

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteen ylläpito, markkinointi sekä toimeksiantajan kanssa tehdyn sopimuksen mukaiset kiinteistöjen hallintoon liittyvät tehtävät.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

 

5. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, asema, yritys/organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, verkkoyhteyden IP-osoite, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, laskutustiedot, muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Lisäksi tallennetaan asunto-osakeyhtiö-, perintä- ja kirjanpitolain edellyttämät tiedot kiinteistöjen hallinnointiin liittyvien tehtävien hoitamiseksi.

Tiedot säilytetään toimeksiantosopimuksen ajan tai enintään voimassa olevan lainsäädännön edellyttämien määräaikojen mukaisesti.

 

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan asiakkaalta mm. www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sopimuksista, asiakastapaamisista ja muista tilanteista, joissa asiakas luovuttaa tietojaan. Lisäksi rekisteriin tallennetaan toimeksiannon alkaessa aiemmin toimeksiantoa hoitaneen toimittamia henkilötietoja.

Sähköpostiosoitteisiin (@avoinisannointi.fi domain) toimitetut viestit voidaan tallentaa CRM-järjestelmään niiden lajittelemiseksi sekä asiakaspalvelusta vastaavien tahojen suorittamia palvelutehtäviä varten.

Lankapuhelinnumeroihin soitetut puhelut voidaan ohjata Suomen Vaihdepalvelut Oy:n vastaajapalveluun, jossa soittajan antamat tiedot sekä soittajan numero tallennetaan toimitettavaksi sähköpostitse asiakasrekisteriin. Numeroihin soitettavat puhelut voidaan tallentaa jolloin asiasta ilmoitetaan puhelun aikana.

7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän toimesta myös EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

 

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

 

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

 

10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).